トーイック・ホームズの就活講座 今月の注目 お役立ち情報
Vol.5
就活用メールアドレスを持っていますか。アドレスの作り方とメールのルールを解説
電話マナーも伝授
人事担当者の目に留まるメールアドレスが「どんなものでもいい」はずはありません。そうした就職活動におけるメールおよび電話マナーについて解説！
メールアドレスにもマナーがあるの!?
担当者の好印象を引き寄せるアドレスの作り方
就職活動で必須のメールアドレス。このメールアドレスが、意外にもマナーの一部として見られているのをご存じでしょうか。あまりに奇抜なものだと悪い意味で目立ってしまうおそれもあるので、利便性や相手の印象に良いものを設定することが大切です。できれば、就活専用のメールアドレスを用意しましょう。普段使いのメールアドレスとの兼用では大切なメールを見落としかねず、自分自身の情報整理のためにも有用です。おすすめは大学で発行される「@～.ac.jp」のメールアドレス。大学の在籍を証明できるため信頼度が高く、人事担当者にも「○○大学の学生だ」とひと目でわかってもらえます。自分の名前と組み合わせたシンプルなものにすればなおベター。スムーズなやり取りのためにも、スマホとの同期を忘れずに。
反対に、就活に不向きなのは携帯電話キャリアが提供しているメールアドレス。一度に授受できるデータ容量に上限があり、企業からのデータを受け取れない可能性があるため避けましょう。
慣れているつもりが落とし穴
正しいメールの書き方とマナーはこちら！
メールで簡潔にメッセージを送ることに慣れている人は多いでしょう。だからこそ注意が必要。友人同士のメールのように、用件だけを送ってしまうようなミスは避けたいところです。
まず「件名」には簡潔な要件＋大学名と名前を添えること。本文の「宛先」は正確に。（株）と略すのは避けた方が無難です。「本文」でも自分の名前をまず名乗り、それからメールを送った目的とその理由を簡潔にまとめます。「結び」の基本形は、「どうぞよろしくお願いいたします」ですが、返事がほしい場合は「ご返信のほど、何卒よろしくお願い申し上げます」などで締めくくります。最後にもう一度、大学名と名前、自分の携帯電話番号やEメールを記載するように。この「署名」は一度テンプレートを作成してしまえば、毎回入力しなくても自動的に入るようになるので、ぜひ設定しておきましょう。そして、重要なのが送信する前の「見直し」。思わぬ誤字脱字などがないよう、落ち着いて読み返してください。
電話での会話が苦手な人も多い昨今
気をつけるのは「名乗り」とタイミング
電話にも気をつけるべきマナーがいくつかあります。電話を「受ける」ときと「かける」ときで気をつけたい注意点をそれぞれにまとめました。
まずは「受ける」とき。「はい、〇〇です」と自分から名乗りましょう。3コール以内に取るのが理想ですが、それ以上になった場合はひと言「お待たせしいたしました」と添えるのを忘れずに。聞き取りにくい場所などにいたなら事情を伝えてかけ直しましょう。電話はかけた方から切るのが原則。相手が切るまで切らないように注意してください。
次に「かける」とき。始業直後や昼休み、終業直前の時間帯は避けましょう。要件はあらかじめまとめてメモしておくとスムーズに話せます。「□□大学の〇〇と申します」と自分から名乗り、「△△の件でお電話をしました」に続けて相手の部署や名前を伝え、つないでもらいます。相手が出たら「今少しよろしいでしょうか」と都合を配慮することも大切です。
まずは、就活に最適な“ワン”ダフルなメアドを用意しよう。知っているようでも見過ごしていたメール＆電話のルールもしっかりインプットを。顔が見えない対応だからこそ、きちんとしたマナーが必要だワン。
